Prosjekteringsveileder

Investeringsprosjekter som Bane NOR skal gjennomføre blir styrt etter avtaler mellom Jernbanedriektoratet og Bane NOR. Dette blir avtalt i en overordnet K00 avtale mellom Jernbanedirektoratet og Bane NOR.

En detaljering av leveranser blir avtalt i ulike k-avtaler avhengig av oppgave:

• K01 Avtale om tilgang til eksisterende infrastruktur
• K02 Avtaler om utredninger mv
• K03 Avtaler om planlegging og prosjektering
• K04 Avtaler om bygging
• K05 Øvrige avtaler

For investeringsingsprosjekter så blir gjennomføringen av utredninger, planlegging og utbygging avtalt i henholdsvis K02, K03 og K04 avtaler.

Den overordnede prosessen for bestilling og gjennomføring av utredningsoppdrag vil variere avhengig av den forventede kostnaden for tiltaket som utredes, slik figuren nedenfor viser. I det videre vil retningslinjene for inngåelse av K02-avtale, endringsmeldinger underveis og leveranse av oppdraget presiseres.

Prosessen starter med en beslutning om avtaleinngåelse, som igjen baserer seg på en årlig plan for hvilke utredninger, KVUer og hovedplaner som direktoratet har til hensikt å bestille av Bane NOR.

Den overordnede prosessen for inngåelse og gjennomføring av K03-avtaler har to mulige fremgangsmåter:

• Separate avtaler for hhv. Hovedplan og Detaljplan. Direktoratet og Bane NOR inngår en K03-avtale kun for gjennomføring av hovedplan, for deretter å lage en ny K03-avtale for gjennomføring av detaljplan dersom prosjektet besluttes videreført.
• Avtale for hele planfasen. Direktoratet og Bane NOR inngår en K03-avtale for hele planfasen. Flytskjemaet nedenfor viser denne prosessen. I dette tilfellet vil det være et avsjekkspunkt når forslag til styringsmål foreligger etter hovedplan.

For prosjekter over 750 MNOK skal forslag til styringsmål behandles av regjeringen før oppstart reguleringsplan. Prosess fra styringsmål fremmes til fastsettelse må planlegges nærmere for det enkelte prosjekt, for å ikke tape tid ved fastsettelse av målet. Prosess skal være avklart i god tid før styringsmål fremmes, og normalt 6 måneder. Dersom prosjektet er under 750 MNOK skal direktoratet informeres om forslag til styringsmål, men planleggingsarbeidet fortsetter uten opphold.

Den overordnede prosessen for bestilling av bygging gjennom K04-avtaler, utføring og ibruktagelse. De viktigste prosessene der begge parter involveres er selve avtaleinngåelsen, eventuelle endringsmeldinger underveis og ibrukstagelse av prosjektet.

For å detaljere gjennomføringen så har Bane NOR utarbeidet Prosjektmodell (BPM) for å beskrive de ulike aktivitetene (erstatter tildigere UPB-prosess).

Prosjektmodellen har fått fire faser: Oppstart, Planlegging, Gjennomføring og Avslutte.

Denne fasen har til hensikt at de berørte divisjoner i Bane NOR definerer føringer, strategisk retning og rammer for påfølgende fase og hele prosjektet. K03-avtalen vurderes både økonomisk og med hensyn på teknisk gjennomførbarhet, samt strategisk forankring. Det etableres felles forankring og forståelse med andre berørte divisjoner, og fasen avsluttes med etablering og signering av en Prosjektavtale. Fasen skal også sikre etablering av et konseptdokument og designbasis.

Fasen er delt inn i ulike leveransefaser med tre viktige beslutningspunkter i prosjekteierstyringen, B2 Valgt løsning, B3 Designfrys og B4 Investeringsbeslutning. Ved oppstart av fasen skal det velges strategi for den offentlige planprosessen. For prosjekter hvor det er gunstig å gå veien via kommunedelplan før endelig regulering, vil første del av planleggingsfasen gå fram til det er valgt en korridor og trasé gjennom en stadfestet kommunedelplan (B2).

For prosjekter som skal direkte på regulering handler perioden om å velge løsning for den videre tekniske modningen og reguleringsplan. Det er en viktig del av fasen å utvikle kontraktstrategien, og på bakgrunn av denne styre graden av teknisk planlegging under prosessen prosjektutvikling. Ved ferdigstilt teknisk hovedplan og oppstart politisk prosess mot kommunedelplanvedtak (der dette utføres), bør Bane NOR ha som hovedmål å fortsette den tekniske modningen for best mulig utnyttelse av tid. Dette skal baseres på vurdering av risiko knyttet til vedtak av korridor. Modningsnivået av det tekniske underlaget for ulike fagområder og parseller må ta hensyn til kontraktstrategiens føringer for ulike entrepriseformer.

Neste fase i planleggingen omfatter alle aktivitetene som må på plass før det fattes en investeringsbeslutning og etableres en K04-avtale. Fasen starter med det som har til formål å optimalisere traseen innenfor den valgte korridoren, for så å «fryse» designet (B3). Man skal da ha tilstrekkelig underlag for å kunne starte opp reguleringsprosess og konkurransegrunnlag for entreprisene.

Innhold, organisering og aktører i fasen vil være veldig avhengig av hvilken kontraktstrategi som er valgt. Utførelsesentrepriser (UE) medfører klassisk detaljprosjektering og utarbeidelse av spesifiserte konkurransegrunnlag. Totalentrepriser (TE) innebærer utarbeidelse av funksjonsbaserte spesifikasjoner og konkurransegrunnlag. Det kan også være aktuelt å gå i markedet for å sikre tidlig involvering av entreprenør i denne fasen, men dette betinger da et ledelsesvedtak. Ved eventuell tidlig involvering av entreprenør vil det være aktuelt å dele den eksterne kvalitetssikringen i to, hvor første del har søkelys på gjennomgang av kontraktstrategien. Dette er også er i tråd med departementets føringer i rundskriv R-108/19 (Statens prosjektmodell) som trer i kraft 21.9.2019.

Består av alle aktiviteter som kommer etter investeringsbeslutning. I hovedsak vil dette være kontraktinngåelse, detaljprosjektering ved totalentrepriser og selve byggearbeidet, men hvor også testing, godkjenning og dokumentasjon inngår i fasen.

Det innføres en egen fase for avslutning. Dette for å sikre at prosjektene har fått overlevert alt av FDV-dokumentasjon og annen sluttdokumentasjon til Infrastrukturdivisjonen. I tillegg er det viktig å avslutte alle økonomiske forhold og kontrakter som ikke skal videreføres gjennom eventuelle drift og vedlikeholdskontrakter med leverandør.

Beslutningspunktene B0-B6 er overgangen mellom de ulike fasene. Formål med beslutningspunkter er å beslutte prosjektets modenhet for videreføring mellom beslutningspunkter eller overgang til ny fase i Prosjektgjennomføringen.

Definere strategisk retning og rammer for påfølgende fase og hele prosjektet

Planlegge prosjektets valg av løsning ut fra prosjektavtalen, sikring av areal og investeringsbesluttning

Beslutte design for sikring av areal og oppstart av konkurrasegrunnlag

Beslutte at prosjektet er modent for investeringsbesluttning og pppstart for gjennomføring

Gjennomføre utbyggingen med riktig kvalitet og overlevere til infrastruktureier

Graden av medvirkning innen hvert enkelt fag avhenger av planfase. Noen fag er sentrale i tidlige planfaser der f.eks trasevalg og valg av konsepter er av stor betydning, mens andre fag er vesentlige i en mer detaljert planfase der løsninger for de tekniske anleggene er av større betydning.

Det er utarbeidet 2 typer prosjektmodeller:

• prosjekter med kostnad over 1 milliard kroner- store prosjekter
• Prosjekter med kostnad mellom 50 millioner og 1 milliard kroner- mindre prosjekter.
• Prosjekter under 50 mill. kroner kan gjennomføres etter en forenklet prosess.

Prosjektgjennomføring:

• Det foreligger en rekke fagområder hvor det stilles krav til aktiviteter og leveranser for å sikre måloppnåelse og styring med utviklingen av Jernbaneinfrastruktur. Krav tilknyttet disse fagområdene fremkommer av fagvise konsernprosedyrer, prosedyrer og instrukser og skal etterleves og rapporteres på i prosjektgjennomføringen. En oversikt over fag som inngår i prosjektutviklingen foreligger som vedlegg til denne prosedyren (vedlegg 1).
• Prosjektportalen er styrende informasjon skal benyttes ved gjennomføring av prosjektarbeid i Bane NOR. Bane NORs Prosjekt Modell for store prosjekter ligger i Prosjektportalen og inkluderer lenker til gjeldende styrende dokumenter, maler, veiledere, oppgaver og krav til leveranser for alle fagområder i prosjektgjennomføringen.
• Det skal være et kontinuerlig fokus på optimalisering og kostnader gjennom prosjektutviklingen. Estimering skal forløpe som en kontinuerlig prosess.
• Risikoregister skal være etablert og benyttes aktivt i styring av prosjektet for kontroll med risiko og aktivt søke etter muligheter for optimalisering.
• Prosjektavtalen skal etableres ved oppstart gjennomgås og oppdateres i forkant av passering av beslutningspunkt eller ved en faseovergang.

Prosjektmodellen for mindre prosjekter er under utarbeidelse.

For prosjekter som er kostnadsberegnet til under 50 mill. kroner vil det være mulig å benytte en forenklet gjennomføring av prosjektet.

• Versjon 2. Innarbeidet prosjektmodell store prosjekter. Gjeldende fra 1.08.2019.
• Versjon 1. Opprettet side. Gjeldende fra 01.03.2019